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♪◆♪ 〜 『専門職のための電子メール活用術』〜 ♪◆♪
〜第1回〜
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※この講座は、技術・企画等の専門職の方を対象に、電子メールのビジネス
利用における基本マナーから、関連技術・実務に役立つ工夫・応用等につ
いて説明しています。
こんにちは！大塚です。
電子メールのビジネス利用において、最低限守ってほしい基本マナーがあり
ますが、それができていない方やたぶん知らないか気がついていない方が時
々見られます。
普段多くのメールのやりとりが必要な忙しい取引相手や仕事仲間からみると、
そのようなメールにつきあわされるのは余計な雑務を増やしてくれるだけで
困ったもの。
あなたがそのような見られていないかとチェックし、その兆候が認識される
のであればその改善に役立てるようにと思ったのが本講座をつくりました。
まずは電子メールの基本マナーの確認からです。
実際、私の経験上でも、電子メールのマナーを知らない方や気にしようとも
していない方が多数みられます。
そういう方は、仕事が雑であったり、コミュニケーション能力が欠如したり
と、仕事をする相手としては適正にかけると思われる方が不思議と多いよう
です。逆に、電子メールの対応がしっかり早くできる方は、少なくても仕事
の相手としては「はずれ」はない、というのが経験則かなと。
電子メールのビジネス利用における基本マナーは次の通りです。
不愉快に感じるかもしれませんが、自分がどのくらい遵守できているかチェ
ックしてみませんか？
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｜【第1章】 あなたの電子メール利用はだいじょうぶ？！├──────☆
｜ 〜電子メール利用の基本を理解する〜 ｜
└─────────────────────────┘
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◇【第1章第1節】〜 あなたの電子メール利用のマナーは大丈夫？ 〜
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■ 電子メールのビジネス利用における基本マナー
(1) 受信したメールには返信するのが基本
メールマガジンを購読する場合やcc：等で届いたメールを除き、
ビジネス相手と認識される方からのメールを受信した場合は、
返信するのが基本マナーです。
もちろん見知らぬ相手からの広告メールや迷惑メールには返信
する必要はありません。
(2) 返信は原則当日、遅くとも翌日が基本
メールを送った相手からは、当日か遅くとも翌日には何らかの
返信がもらえると期待するもの。内容の緊急性にもよりますが、
メール以外の連絡等でお互いが自明な場合を除き、原則当日中
おそくとも翌日中には返信をいれましょう。
(3) 伝えたいことをポイント絞って簡節に
メールで伝える内容はポイント絞って手短く書くこと。
読んでも、何をいいたいのかわからないメールを送ることは相
手に迷惑なだけです。
詳細な情報を伝えたい場合は、メール本文の冒頭部分で伝えた
い要点を簡単に説明し、メール本文の下方か添付ファイル等で
詳細情報を伝えるのがよいでしょう。
(4) メールによる連絡・依頼等は、相手との信頼関係や理解度、コ
ミュニケーションの度合いにより使い分ける
電子メールのみでコミュニケーションが成立するわけではなり
ません。お互いの信頼関係やコミュニケーションの目的、内容
に関する理解度等がある程度一致しないことには電子メールに
よるコミュニケーションは円滑に実行できません。
誤解している方を時々みかけますが、電子メールでコミュニケ
ーションが完結するのは、目的や用途が明確な定型的な業務に
かかわるものに限定されます。
通常のビジネスにおいては、電子メールはコミュニケーション
を成立させる一つの手段であり、面談、電話等の他のコミュニ
ケーション手段と組み合わせて、用途・相手の理解度等に応じ
て使われるものです。
(5) メーリングリストに参加する場合、個人宛に連絡することと、
メーリングリスト全員に伝えることを使い分ける
ビジネス用途でもメーリングリストを利用する場合があります。
最低限のマナーとして、参加者全員に送る内容か、個々のメン
バーに伝えるべき内容かによって、メーリングアドレス宛に送
るか、個人のアドレスに送るかと使い分けましょう。
（これすらできない方をよく見かけます）
そのほか、投稿者は参加メンバーのアドレス限定とする場合が
多いので、例えば abc111@nifty.ne.jp アドレスで登録してい
た場合、abc@nifty.comでは投稿できません。このような初歩
的な質問を管理者にしないようにしましょう。
(6) ウイルス対策ソフトは自分の責任で
ウィルス対策ソフトは、自分の責任で利用するPCごとにインス
トールし、ウイルス情報は最新バージョンに更新したものを利
用しましょう。
プロバイダーのメールサーバでウイルス対策ソフトを導入して
いても、メール以外のWEBやデータファイル等から感染する可能
性があります。年間2-3千円くらいから製品がありますので、各
PCごとにウイルス対策ソフトを導入するのがよいです。
(7) 感情的にならないで冷静に
〜電子メールは感情的になるときつい表現になりやすい〜
メールで非難や批判、あるいは中傷されるようなケースの当事
者になることもあると思います。メールのやりとりは、相手が
見えないこと、欠席裁判の当事者になったような不愉快さがあ
ること、などから返信等を書いていると感情的になりがちです。
不愉快なメールをもらっても一旦冷静になって、返信を書きま
しょう。電子メールのマナー等に対して指摘をうけた場合も同
様に真摯にうけとめましょう。
(8) 携帯向けのメールは送信時間に注意！
携帯向けに電子メールを送ることもあると思います。
携帯電話向けに電子メールを送信する場合は、送信時間を配慮
しましょう。携帯でメールを受信した場合、着信音等の設定が
されている場合があるので、夜間の携帯メール送信は相手に迷
惑なもの。
一般的に携帯向けのメールは、午前8時 〜 午後8時くらいの間
に送るのがよいでしょう。
(9) メールの改行は全角35〜40文字で改行
PC向けの電子メールのメッセージ（メール本文）は、メールの
マナーとして何文字くらいで改行したほうがよいのでしょうか？
電子メールのメッセージは、適当な文字数で改行することで読み
やすいメールになりますが、通常多くても全角35〜40文字相当で
改行するのがよいでしょう。
40文字を超えると、相手がメール受信画面で横スクロールが必要
になってしまったり、メールサーバ側で自動的に改行してしまっ
たりして見にくい文章になります。
他方、携帯向けのメールは、相手の機種によって画面の改行文字
数が異なりますので、改行は入れなくてもよいでしょう。
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■ 今日の＜ワンポイント＞
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☆ 電子メールのマナーはビジネスの基本。不愉快なテーマかもしれ
ませんが、自分のマナーには問題はないか冷静に自分を見直して
みましょう。
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☆〜 企業の改革、情報化推進をサポートします！〜 ☆
情報化に関するコンサルタント・中小企業診断士 大塚竜夫
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